員工資料教學：建立與管理補習班人員資料

功能簡介

「員工資料」用來建立與管理補習班內部人員資料，泛指老師、行政人員、櫃檯人員、主任、主管、會計或其他工作人員。

建立員工資料後，系統才能在排課、簽到、聯絡簿、任務、薪資、權限與班表等功能中正確對應人員。例如課程需要指定授課老師、聯絡簿需要由老師填寫、薪資發放需要計算員工薪資，這些都會指定到員工資料。

此功能是補習班開始使用 ERP 系統時的重要基礎資料之一，建議在正式使用前先將員工資料建立完整。

適合使用情境

• 建立老師、行政、櫃檯、主管等人員資料
• 排課時指定授課老師
• 設定員工職位與所屬分校
• 搭配薪資、班表、任務與簽到功能使用
• 管理員工基本聯絡資料與在職狀態

操作路徑

資料 > 員工資料

若要一次匯入大量員工，可至 系統 > 資料輸出/入系統 > 員工資料輸出/入。

操作流程

1. 進入 資料 > 員工資料。
2. 點選左上角加號新增員工資料。
3. 填寫員工基本資訊。
4. 點選送出完成新增。
5. 若要編輯資料，直接點選員工姓名。
6. 若要辦理離校，先將欄位中的在職狀態取消，再做離校動作。

已做離校動作的員工資料不會被完全刪除，而是移至離校人員資料區。

傳統版面較適合查詢、篩選與批量處理。批量離校可使用傳統版面：

1. 先將員工狀態改為離籍。
2. 勾選欲離校員工。
3. 點選離校。

欄位說明

• 員工基本資料：記錄姓名、聯絡方式、所屬分校等人員資訊。
• 職位或權限相關欄位：用來區分老師、行政、主管等不同角色。
• 在職狀態：用來判斷員工是否仍可被排課、簽到、薪資或其他功能使用。
• 離校資料區：已離職或離校的人員會先移到此區，避免誤刪歷史資料。

使用建議

1. 建議在正式排課或薪資作業前，先把老師與行政人員建立完整。
2. 員工離職前，先確認該員工是否仍有授課、班表、任務或薪資關聯。
3. 員工需無教課後才能離籍；若尚有教課，需先至 資料 > 開班/排課規則 調整班級與上課安排。
4. 若員工資料量大，使用資料匯入比逐筆新增更有效率。

常見問題

Q1. 員工離校後資料會被刪除嗎？

不會。離校後資料會移至離校人員資料區，方便日後查詢或恢復。

Q2. 為什麼員工不能直接離籍？

通常是因為該員工仍有授課、班級、班表或其他關聯資料。需要先解除相關安排後才能離籍。

Q3. 要去哪裡大量匯入員工？

可至 系統 > 資料輸出/入系統 > 員工資料輸出/入 批次處理。