資料教學：維護系統基礎資料與作業規則

功能簡介

「資料」區塊用來維護補習班日常作業會使用到的基礎資料，例如人員、學生、商品、廠商客戶、餐飲業者、班級排課規則、推薦人薪資規則與交通車對應規則。

這些資料通常不是每天都大量異動，但一有新進人員、學生報名、課程調整、商品變動或接送安排變更時，就需要先在資料區塊建立或調整，後續系統功能才能正確運作。

適合使用情境

• 建立補習班正式使用系統前的基礎資料
• 新增或調整員工、學生、商品、廠商與客戶資料
• 設定班級、課程、收費方式與排課規則
• 設定推薦人分潤、交通車搭乘等作業規則
• 檢查各系統功能使用前是否已具備必要資料

操作路徑

資料

相關功能包含：

• 資料 > 員工資料
• 資料 > 學生資料
• 資料 > 廠商客戶資料
• 資料 > 餐飲業者資料
• 資料 > 商品資料
• 資料 > 推薦人薪資規則
• 資料 > 開班排課規則
• 資料 > 交通車對應規則

相關影片：

• 2. 資料區塊（資料新增教學）
• 3. 資料區塊（開班排課規則）

操作流程

1. 先確認要處理的資料類型，例如學生、員工、商品或班級規則。
2. 進入對應的 資料 子功能。
3. 使用新增、編輯、停用或離校等功能維護資料。
4. 若資料量很大，優先使用 系統 > 資料輸出/入系統 進行批次匯入或匯出。
5. 調整會影響收費、排課、薪資或交通車的資料前，先確認是否已有關聯紀錄。
6. 完成資料維護後，到對應的系統功能確認資料是否可被選用。

欄位說明

• 員工資料：維護老師、行政、櫃檯、主管等內部人員。
• 學生資料：維護學生基本資料、在籍狀態、家長與聯絡資訊。
• 廠商客戶資料：維護進銷存、交易或外部合作對象。
• 餐飲業者資料：維護訂餐系統會使用的餐飲供應商。
• 商品資料：維護教材、講義、文具、制服等可銷售或管理的商品。
• 推薦人薪資規則：設定推薦人分潤或招生獎金計算方式。
• 開班排課規則：設定班級、課程、學生入班、老師、教室與上課時間。
• 交通車對應規則：設定學生搭乘交通車、路線與接送安排。

使用建議

1. 資料區塊多半是在新增、調整、停用資料，不是每天固定操作。
2. 人員離校、商品停用、班級停用前，都要先確認是否仍有關聯資料。
3. 若一次要匯入很多資料，優先使用 系統 > 資料輸出/入系統。
4. 若是課程、交通車、折扣、薪資等會影響金額的資料，調整前請先確認現行規則。
5. 建議先依實際工作流程閱讀各子功能，再回到本章確認整體分類與操作順序。

常見問題

Q1. 員工或學員離校後，資料會直接消失嗎？

不會。系統會先把資料移到離校人員資料區，避免誤刪。若真的要完全刪除，需再做第二次處理。

Q2. 為什麼員工不能直接離職、學員不能直接離籍？

因為系統要先確認是否還有關聯資料，例如老師仍有授課、學生仍有課程或未繳款項。關聯未清乾淨前，系統不會讓你直接離校。

Q3. 商品資料中的數量一定要很精準嗎？

如果商品有庫存限制，建議維持正確數量；若沒有實際庫存限制，可設定較高數量，避免後續販售受阻。

Q4. 開班排課規則設定完，系統就會馬上排課嗎？

不會。開班排課規則只是在建立班級與上課設定。真正排課要到 系統 > 學生繳費單輸出 完成出單後才會執行。

Q5. 最上層班級模板要不要把學生放進去？

通常不用。模板中的最上層班級大多是資料夾概念，主要是分類用途，不需要設定學生與上課時間。